Voorafgaand aan het sturen van de factuur
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg allereerst voor duidelijke algemene voorwaarden, met daarin de betalingstermijnen helder omschreven (lees hier meer over algemene voorwaarden bij in het debiteurenbeheer). Verwijs daar altijd naar bij offertes. Controleer bij grote opdrachten de kredietwaardigheid van de klant en vraag zo nodig een voorschot.
Het sturen van de factuur
De volgende stap is het opstellen van een correcte factuur die voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Zorg dat de rekening zo snel mogelijk na de geleverde dienst of product bij voorkeur digitaal wordt verstuurd. Vermeld daarbij altijd de betalingstermijn en verwijs naar de algemene voorwaarden.
Het sturen van de betalingsherinnering
Neem uw eigen betalingstermijn serieus: wacht dus niet te lang met herinneren en aanmanen. Bel voor het verzenden van de eerste betalingsherinnering eerst met uw klant. Dit werkt vaak effectief, omdat het u de kans biedt om uw klant te vragen of alles naar wens was en of u nog (meer) voor uw klant kunt betekenen. Stuur in ieder geval binnen vijf dagen na het telefoongesprek de betalingsherinnering.
Wijs op consequenties voor laatste aanmaning
Blijft de betaling uit na de eerste betalingsherinnering? Hanteer dan voor de opvolgende herinneringen of aanmaningen steeds kortere termijnen en stuur er niet meer dan drie. Bel wederom voor de laatste schriftelijke aanmaning met de klant en informeer hem daarbij over de consequenties van het uitblijven van betaling: de vordering wordt bij niet tijdige betaling uit handen gegeven en dat daaraan voor de klant extra kosten verbonden zullen zijn.
Meer weten over het opstellen van escalatieniveaus binnen uw debiteurenbeheer? Lees dan onze checklist ‘Sneller betaald krijgen’.