Wat is het verschil tussen een herinnering, aanmaning, sommatie en ingebrekestelling?

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is een vriendelijk maar duidelijk bericht, dat uw debiteur herinnert aan het feit dat hij of zij uw factuur nog niet heeft betaald. Met de betalingsherinnering geeft u uw debiteur een termijn om dat alsnog te doen. U kunt zowel schriftelijk als telefonisch herinneren.

Voordat u een herinnering stuurt of uw debiteur belt raden wij aan om eerst na te gaan waarom uw klant niet heeft betaald. Heeft u wel een factuur verzonden? Stond de juiste informatie erop? Heeft de klant wellicht een klacht ingediend die u nog niet had afgehandeld? Als er een reden is voor het uitblijven van de betaling, is het goed als u dit eerst oplost voordat u een betalingsherinnering verstuurt.

Wacht, als een betalingstermijn is verstreken, niet langer dan drie tot vijf werkdagen met het verzenden van een betalingsherinnering.

Een telefonische betalingsherinnering? Download ons belscript Telefonisch herinneren en telefonisch aanmanen.

Wat is een aanmaning?

Een aanmaning volgt vaak op een betalingsherinnering en is een wat fermere mededeling. Met een aanmaning maant u uw debiteur letterlijk aan om de openstaande factuur nu eindelijk eens te voldoen. In de aanmaning stelt u opnieuw een (nu kortere) betalingstermijn.

Het is verstandig om uw debiteur te blijven herinneren aan uw vordering. Wacht daarom, als de termijn van uw betalingsherinnering is verstreken, niet langer dan drie dagen met het verzenden van een aanmaning.

Wat is een sommatie?

Een sommatie is eigenlijk hetzelfde als een aanmaning. Vaak noemt men de laatste aanmaning de sommatie. U waarschuwt hierin uw debiteur: als hij of zij deze laatste kans niet grijpt en uw openstaande factuur nog niet betaalt, geeft u de vordering uit handen of legt u hem aan de rechter voor. U waarschuwt in een sommatie uw debiteur ook voor de financiële consequenties: hij of zij zal bij het uitblijven van de betaling ook de incassokosten verschuldigd zijn.

Als u wilt weten hoe u effectieve aanmaningen en sommaties verzendt kunt u hier verder lezen.

Let op: als u zaken doet met consumenten moet hem of haar in de laatste aanmaning of sommatie veertien dagen de gelegenheid geven om de vordering te betalen, voordat incassokosten verschuldigd zijn. Dit noemt men ook wel de 14-dagenbrief bij consumententransacties.

Wat is een ingebrekestelling?

De term ingebrekestelling kan gebruikt worden voor meerder (juridische) doeleinden, maar in de context van onbetaalde facturen is een ingebrekestelling hetzelfde als de sommatie of de laatste aanmaning.

Kunt u hulp gebruiken bij het inrichten en verzenden van deze documenten? In de Toolkit Debiteurenbeheer van Van den Berg de Rie & Uyterlinde hebben wij diverse goede voorbeelden van herinnerings- en aanmaningsbrieven voor u opgenomen. Daarnaast ontvangt u in de toolkit veel tips om uw facturen sneller betaald te krijgen. De focus ligt daarbij op het behouden van een goede klantrelatie, waardoor u na het voldoen van de factuur nog zonder enige problemen zaken kunt blijven doen met uw debiteuren.