Aanmaning versturen? Zo verstuurt u aanmaningen die effect hebben

Wat is een aanmaning?

Met een betalingsherinnering herinnert u uw debiteur aan het feit dat hij of zij nog moet betalen. Een aanmaning volgt vaak op een betalingsherinnering en is een wat fermere mededeling. Met een aanmaning maant u uw debiteur letterlijk aan om de openstaande factuur nu eindelijk eens te voldoen.

Aanmaning versturen?

Maak het versturen van een aanmaning niet lastiger dan het daadwerkelijk is. In onze uitgebreide Toolkit Debiteurenbeheer hebben wij verschillende voorbeeldbrieven voor het versturen van een aanmaning. Zo vindt u hier bijvoorbeeld een voorbeeldbrief van een eerste aanmaning en een laatste aanmaning.

Wanneer verstuurt u een aanmaning?

In een eerder artikel over het versturen van een betalingsherinnering adviseerde Van den Berg de Rie & Uyterlinde u al om uw eigen termijnen serieus te nemen. Als u dat doet zien uw debiteuren dat zij met een professionele en zakelijke wederpartij te maken hebben, waardoor zij de openstaande factuur eerder zullen betalen.

Dit betekent dat het verstandig is om, als de termijn van uw betalingsherinnering is verstreken, niet langer dan drie dagen te wachten met het verzenden van een aanmaning.

Uitgaande van een betalingstermijn van 30 dagen op de factuur ziet een aanmaningsschema er dan als volgt uit:

Bij een betalingstermijn van 14 dagen ziet het aanmaningsschema er als volgt uit:

Wat staat er in een eerste aanmaning?

De eerste aanmaning is niet anders van toon dan de betalingsherinnering, maar minstens net zo duidelijk. Verwijs naar de herinnering en de factuur en vermeld in ieder geval:

• het factuurnummer
• de factuurdatum
• het te betalen bedrag
• het klant- of ordernummer

Geef ook weer een specifieke (nu kortere) termijn waarbinnen u de betaling alsnog verwacht.

Wat staat er in de laatste aanmaning?

In de laatste aanmaning verwijst u naar de eerdere aanmaning en de factuur. Daarnaast vermeldt u dezelfde gegevens als in de eerste aanmaning en geeft u weer een specifieke betalingstermijn.

In de laatste aanmaning wijst u uw debiteur bovendien op de gevolgen van het nog langer uitblijven van de betaling. Geef aan dat u uw debiteur in gebreke stelt, maak duidelijk dat u uw vordering uit handen zult geven én dat daarbij alle gerechtelijke- en buitengerechtelijke kosten en de rente voor zijn of haar rekening komen.

Sluit af met de mededeling dat u erop vertrouwt dat het niet zover hoeft te komen en dat u de betaling graag tegemoet ziet.

Let op: doet u (ook) zaken met consumenten? Consumenten krijgen in de wet en rechtspraak extra bescherming. De wet bepaalt dat consumenten niet mogen worden overvallen met incassokosten. U moet een consument daarom in de laatste aanmaning nog veertien dagen de gelegenheid geven om de vordering te betalen, voordat incassokosten verschuldigd zijn. Dit noemt men ook wel de 14-dagenbrief bij consumententransacties.

In rechtspraak is bovendien bepaald dat de 14-dagentermijn pas aanvangt op de dag nádat de consument de brief of aanmaning heeft ontvangen. U moet daarbij aan kunnen tonen dat én wanneer uw debiteur deze brief heeft ontvangen. Uw gerechtsdeurwaarder kan u goed adviseren welke mogelijkheden u hiervoor heeft.

U kunt uw openstaande facturen natuurlijk ook uit handen geven aan Van den Berg de Rie & Uyterlinde, dan weet u zeker dat zij volgens de regels geïncasseerd worden.

Aanmaning versturen? Gebruik onze voorbeeldbrieven

Van den Berg de Rie & Uyterlinde heeft in de Toolkit Debiteurenbeheer diverse goede voorbeelden opgenomen van:

• betalingsherinnering

• eerste aanmaning

• laatste aanmaning voor zakelijke debiteuren

• laatste aanmaning voor consumenten

U kunt deze gratis toolkit nu hier downloaden, zodat u snel verder kunt.