1 Wees zakelijk en professioneel
Laat zien dat u een serieuze, professionele en zakelijke bouwondernemer bent. Dit begint direct al in de offertefase: zorg ervoor dat uw offerte snel, overzichtelijk en duidelijk is. Beperk het aantal stelposten, hanteer zoveel mogelijk vaste prijzen in plaats van richtprijzen, wees duidelijk over garantiestellingen, keurmerken en CAR-verzekering en last but not least, zorg voor heldere betalingsvoorwaarden en -termijnen.
Beantwoord eventuele vragen over uw offerte snel en vakkundig en stuur altijd een opdrachtbevestiging.
Verstuur uw facturen ook zo snel mogelijk, gebaseerd op uw betalingsvoorwaarden. Helaas blijkt uit de praktijk dat hoe later u factureert, hoe langer klanten wachten met betalen.
2 Wees alert en hanteer uw betalingstermijnen
Maak het uzelf makkelijk door een speciaal voor de bouw ontwikkeld administratiesysteem te gebruiken, zodat u vorderingsstaten, regiewerk of vrije facturen met een druk op de knop kunt (laten) versturen. Dit soort administratiesystemen kunnen u tegenwoordig automatisch waarschuwen als een betalingstermijn is overschreden.
Wees scherp met uw debiteurenbeheer en speel kort op de bal met herinneringen sturen en aanmanen.
Pleeg voor het verzenden van de eerste betalingsherinnering eerst een telefoontje naar uw klant. Dit werkt vaak effectief. Bovendien geeft het u de kans om uw klant te vragen of alles naar wens was en of u nog (meer) voor uw klant kunt betekenen.
3 Blijf vasthoudend, maar professioneel
Op basis van de overeenkomst met uw klant heeft u een leveringsplicht en de klant een betalingsplicht, conform de betalingsvoorwaarden. Bij achterstallige betalingen is het belangrijk zo snel mogelijk te achterhalen wat de reden is. Zo krijgt u snel zicht of er klachten zijn over uw geleverde dienst of dat er financiële problemen bij de klant zijn. Toon empathie, maar blijf vasthoudend.
Maak een dossier aan met afspraken over betalingsregelingen en betaaldata en blijf met uw klant in gesprek, telefonisch en/of schriftelijk. Zorg er echter altijd voor dat u nooit uw geduld verliest of boos wordt. Zoals al gezegd in tip 1: met een zakelijke houding vergroot u de kansen op daadwerkelijke betaling.
Zijn de werkzaamheden nog niet afgerond? Stel deze dan nog even uit tot de openstaande rekening is voldaan.
4 Schakel een gerechtsdeurwaarder in
Als het vorderingsproces onverhoopt is vastgelopen doordat het u niet is gelukt om de factuur betaald te krijgen of doordat een dispuut met uw debiteur niet kan worden opgelost, bestaat de mogelijkheid om een gerechtsdeurwaarder in te schakelen.
Een gerechtsdeurwaarder heeft veel ervaring met incasseren en het bemiddelen in conflicten, en weet vaak de juiste toon te vinden. Daardoor worden uw openstaande facturen sneller, en met behoud van uw klantrelatie, voldaan.
5 Download de gratis Toolkit Debiteurenbeheer
Bent u op zoek naar praktische voorbeeldbrieven voor betalingsherinneringen en aanmaningen? Ontvangt u graag nóg meer tips & tricks? Wilt u goed zicht op de gemiddelde betalingstermijnen van debiteuren in de bouw? Of wilt u een handige rekenhulp voor incassokosten? Download dan nu onze gratis Toolkit Debiteurenbeheer.