Neem de klant serieus
Allereerst is het van belang dat de taak wordt opgepakt door iemand die goed kan communiceren. Dat betekent dat u bijvoorbeeld eerst vraagt of het product of de dienst bevalt en pas dan waarom de klant nog niet heeft betaald. Bij klachten is het zaak om empathisch te reageren, ook als deze totaal onredelijk lijken. Als de klant zich niet serieus genomen voelt, groeit er alleen maar meer onvrede en daalt de kans dat de klant snel betaalt.
Een schriftelijke betalingsregeling
Blijf rustig. Geef feitelijk aan dat u nog geen betaling heeft ontvangen en of de klant dit wil nagaan in de eigen administratie. ‘Waarom’ is niet relevant. Door dit aan te stippen, zal het overgrote deel van de klanten de factuur alsnog direct betalen. Kan dit niet, dan is het eventueel mogelijk om een betalingsregeling af te spreken. Doe dat schriftelijk: daarmee voorkomt u latere discussies. Neem in de regeling op wanneer de klant betaalt. Doet die dat in termijnen, zorg dan dat duidelijk is wanneer het hele bedrag opeisbaar is als de klant één van de termijnen niet voldoet.
Tot slot: u mag zich strikt aan de betalingsregeling houden. Blijft de klant niet betalen, dan is het aan te raden om ook dan weer telefonisch contact op te nemen. Wijs uw klant op de afspraken en blijf geduldig en empathisch. Zo is de kans op succes het grootst.