In welke gevallen kunt u een vooruitbetaling of voorschot vragen?
U vraagt natuurlijk niet bij elke opdracht of order een vooruitbetaling of een voorschot. Het is niet in alle branches gebruikelijk, en u wilt uw (potentiële) klanten niet afschrikken. Bovendien zit er voor de klant een risico aan vast: als u onverhoopt failliet gaat voordat u aan uw verplichtingen heeft voldaan is de kans groot dat uw klant zijn of haar geld kwijt is.
Wanneer vraagt u dan wel om een vooruitbetaling of een voorschot?
- Bij sommige nieuwe klanten. Als het om een opdracht of order van enige omvang gaat is het belangrijk om vooraf de kredietwaardigheid, het betalingsgedrag en de financiële status van uw potentiële klant te controleren. Daarnaast is het goed om na te gaan of uw contactpersoon wel tekenbevoegd is. U wint deze informatie in bij handelsinformatiebureaus, kredietverzekeraars en de Kamer van Koophandel. Blijkt uit deze informatie dat uw nieuwe klant een slechte betaalreputatie heeft? Vraag dan om geheel of gedeeltelijk vooraf te betalen.
- Bij zeer grote orders of opdrachten, waarbij niet van u kan worden gevraagd om alle financiële risico’s op u te nemen. Zeker als u zelf moet investeren om aan uw verplichtingen te kunnen voldoen. U voorkomt met een voorschot dat u zelf teveel voorfinanciert. U bent tenslotte geen bank.
- Bij bestaande klanten die in het verleden niet al te vlot waren met het betalen van uw facturen. Als een dergelijke klant met een nieuwe opdracht of order komt kunt u aangeven dat u niet tevreden bent met de termijn waarbinnen uw facturen in het verleden zijn voldaan en vragen om een voorschot of vooruitbetaling.
Uit de praktijk blijkt dat (potentiële) klanten een voorschot of aanbetaling eerder accepteren dan een volledige betaling vooraf. Vanuit commercieel oogpunt is deze optie dus te verkiezen.
Doet u zaken met consumenten?
Als u zaken doet met consumenten mag u hen niet verplichten om het volledige bedrag vooruit te betalen. In de wet staat dat u consumenten slechts mag verplichten om maximaal 50% van het totaalbedrag vooruit te betalen (bijvoorbeeld in uw algemene voorwaarden). Daarop is één uitzondering: als de consument voor of tijdens de koop instemt met volledige vooruitbetaling mag het wel.
Als u via internet zaken doet is dit uiteraard eenvoudig te realiseren. De consument betaalt dan voordat de bestelling wordt afgerond. Daarmee wordt automatisch aangenomen dat hij of zij heeft ingestemd met vooruitbetaling. Hierbij verdient het wel aanbeveling om ook andere betaalmethoden (zoals acceptgiro bij levering) aan te bieden, zodat de consument ook echt iets te kiezen heeft.
Onderneemt u niet via internet? Dan zult u met elke consument apart afspraken moeten maken over volledige vooruitbetaling. Het is volgens rechtspraak namelijk niet voldoende om het alleen op te nemen in uw algemene voorwaarden.
Beleid vooruitbetalingen
Net als bij alle vraagstukken rondom betalingen, betalingsregelingen en betalingstermijnen adviseert Van den Berg de Rie & Uyterlinde u om vooraf na te denken over het beleid dat u op dit punt wilt voeren. Dit draagt namelijk, ook bij uw medewerkers, bij aan het bewustzijn over geldstromen in uw onderneming en voorkomt dat u moet improviseren.
Van den Berg de Rie & Uyterlinde adviseert u graag over het beleid en de afspraken die u met uw klanten kunt maken.
Let op de btw
Uiteraard brengt u ook bij voorschotnota’s de btw in rekening. Op de definitieve factuur brengt u het restant dat uw klant moet betaling in rekening en vermeldt u daarbij ook het resterende btw-bedrag.
Bent u benieuwd wat de gerechtsdeurwaarders van Van den Berg de Rie & Uyterlinde voor u kunnen betekenen? Neemt u dan gerust vrijblijvend contact met ons op.