Tip 1: Zorg voor de juiste informatie
Een goede voorbereiding is het halve werk. Zorg ervoor dat je de juiste informatie bij de hand hebt, zoals mailverkeer of gespreksverslagen. Als je klant daarnaar verwijst en je hebt dit tijdens het gesprek niet paraat, dan heb je de wedstrijd al bijna verloren. De urgentie is verdwenen. Onderzoek dus of er klachten waren over de levering. Vraag binnen je bedrijf na wie er verantwoordelijk was voor de geleverde dienst of het product. Zijn er al betalingsherinneringen verstuurd en zo ja wanneer?
Tip 2: Bepaal alternatieven
Als je klant tevreden is over jouw dienstverlening, maar even geen financiële ruimte heeft om je te tijdig te betalen, zorg dan dat je alternatieven achter de hand hebt. Dit kan een extra uitstel van betaling zijn of deelbetalingen. Zorg dat je wel voor jezelf de best passende voorwaarden hanteert en leg alles vast. Koppel dit nog eens terug naar je klant, zodat jullie samen de gemaakte afspraken helder hebben.
Tip 3: Bel op het juiste moment
De grootste kans dat je je klant aan de telefoon krijgt, is tijdens de zogenoemde ‘gouden beluren’: tussen 9.30 en 11.30 uur of 13.30 en 15.30 uur. Tussen deze tijdstippen voer je het meest efficiënte gesprek. Je klant is al even aan het werk, zit in een flow en denkt nog niet aan de borrelafspraak aan het einde van de dag. Bel bij voorkeur ook aan het begin van de week, zodat de gemaakte afspraken in diezelfde week kunnen worden geregeld. Voordat je het weet zit er anders weer een weekend tussen.
Tip 4: Pas op de ‘Excuustruus’
Veelgebruikte excuses zijn: ‘Ik heb de factuur niet ontvangen,’ of ‘De verantwoordelijke is niet aanwezig,’ tot aan ‘Ik zal het doorgeven.’ Helaas komt dit de praktijk nog steeds veel voor. Bereid je hier goed op voor en zorg dat je de juiste antwoorden paraat hebt. Maak duidelijke en concrete afspraken tijdens het gesprek.
Tip 5: Leg afspraken vast
Tijdens het gesprek met je klant maak je afspraken over de betaling van je rekening. Zet deze aan het eind van het gesprek nog even op een rij. Zo controleer je of alle afspraken duidelijk zijn. Geef aan dat je deze afspraken ook nog schriftelijk of per mail bevestigt.