Bepaal vooraf wat je wilt vragen en afspreken
Telefonisch contact is een stuk persoonlijker en directer dan bijvoorbeeld contact via de mail. Doordat dit een stuk directer is, is het ook belangrijk dat je goed weet wat je wilt vertellen en vragen, je moet immers direct een reactie kunnen geven. Bepaal daarom altijd vooraf wat je wilt vragen aan jouw debiteur, om het gesprek soepel te laten verlopen. Je wilt namelijk dat telefonisch contact op een positieve manier bijdraagt aan de relatie met jouw debiteur.
Belangrijk: wanneer je belt omtrent openstaande facturen is het van groot belang dat je nooit direct de vraag stelt ‘waarom’ die nog niet betaald is. Dit kan je debiteur het gevoel geven dat hij/ zij aangevallen wordt.
Luister naar jouw debiteur
Zorg ervoor dat je tijdens het telefoongesprek niet alleen maar aan het woord bent, maar luister ook naar je klant en stel hierbij zoveel mogelijk vervolgvragen. Begin het gesprek bijvoorbeeld ook niet direct over facturen, maar wees oprecht geïnteresseerd in de mening van jouw debiteur omtrent jouw geleverde product en/ of dienst. Eventuele feedback die je ontvangt is mooi meegenomen voor de verbetering van jouw product en/ of dienstverlening. Als de klant geen op- of aanmerkingen heeft, dan zou de vraag kunnen stellen of de klant de factuur heeft ontvangen. Als dat niet het geval is, kan je de factuur direct naar de juiste persoon mailen. Als de klant de factuur wel heeft ontvangen, kan je vragen of ze de betaling in orde willen maken. Op deze wijze houd je in de meeste gevallen het klantcontact goed en is jouw factuur toch snel betaald!
Leg telefonische afspraken ook schriftelijk vast
Heb je tijdens het telefoongesprek afspraken gemaakt rondom betalingen van facturen? Zorg er dan voor dat je dit ook nog eens schriftelijk vastlegt en met je debiteur deelt. Door (bijvoorbeeld via de mail) deze afspraken nogmaals te delen zorg je voor duidelijkheid en zal een discussie achteraf voorkomen kunnen worden.
Hulp nodig? Gebruik ons gratis belscript!
Vind je het lastig om jouw debiteuren telefonisch te benaderen? Download dan hier gratis ons belscript, zo kun je gemakkelijker en beter voorbereid het gesprek aangaan.