#1 Weet wie uw klanten zijn
Als u bij een nieuwe opdracht of grotere order vooraf een kort onderzoek doet naar uw nieuwe klant, weet u een beetje wat voor vlees u in de kuip heeft. Twijfelt u aan de kredietwaardigheid of de financiële status van uw potentiële klant? Doe dan geen zaken, of vraag om een vooruitbetaling of voorschot.
#2 Gebruik goede en heldere algemene voorwaarden
Met goede en heldere algemene voorwaarden kunt u veel problemen en onduidelijkheden rondom de betaling van uw facturen voorkomen. Zo kunt u er zaken in vastleggen als de betalingstermijn, de boete die uw klant moet betalen als hij of zij niet op tijd betaalt en wie er opdraait voor de kosten als het onverhoopt tot een gerechtelijke procedure komt.
#3 Vraag een voorschot of vooruitbetaling
Bij grote opdrachten of orders is het helemaal niet gek om een voorschot of vooruitbetaling te vragen. Hoe u dat doet leest u hier.
#4 Zorg voor overzichtelijke facturen met betalingstermijn
Zijn uw facturen onoverzichtelijk of onduidelijk? Staan er fouten in? Of richt u ze aan de verkeerde contactpersoon? Dan zorgt dat vaak voor gedoe. In het slechtste geval legt uw klant de factuur een tijdje weg tot hij tijd heeft om uit te zoeken wat nu precies de bedoeling is. Wilt u dat uw facturen vaker op tijd betaald worden? Zorgt u dan voor overzichtelijke en foutloze facturen.
Denkt u ook goed na welke betalingstermijn u wilt hanteren. Wij adviseren u die zo kort mogelijk te houden.
#5 Verstuur die overzichtelijke facturen snel
Verstuur uw facturen ook zo snel mogelijk nadat u uw product of dienst heeft geleverd. In de praktijk blijkt dat hoe later facturen worden verstuurd, hoe langer klanten wachten met betalen. Uit een late verzending kunnen uw klanten concluderen dat u niet op snelle betaling zit te wachten.
Verstuur uw facturen het liefst digitaal, dan worden ze sneller verwerkt. Uit onderzoek blijkt namelijk dat digitale facturen 7 tot 15 dagen sneller worden betaald.
#6 Neem uw betalingstermijnen serieus
Is de betalingstermijn van uw factuur verstreken? Dan is het belangrijk dat u voortvarend in actie komt. Stuur daarom snel duidelijke betalingsherinneringen en effectieve aanmaningen.
Van den Berg de Rie & Uyterlinde heeft in de Toolkit Debiteurenbeheer goede voorbeelden opgenomen van:
- een betalingsherinnering
- een eerste aanmaningsbrief
- een laatste aanmaning voor zakelijke debiteuren
- een laatste aanmaning voor consumenten
U kunt deze gratis toolkit downloaden.
#7 Neem telefonisch contact op met uw debiteuren
Veel ondernemers vinden het moeilijk om over hun openstaande facturen telefonisch contact op te nemen, maar uit onderzoek blijkt dat dit betalingstermijnen verkort.
#8 Aarzel niet om uw vordering uit handen te geven
Blijven uw facturen, ondanks alle voorgaande tips, toch onbetaald? Geeft u ze dan uit handen aan een betrouwbare incassopartner, die het gehele traject, vanaf sommatie tot en met eventuele gerechtelijke procedures en beslagleggingen, kan verzorgen. Een debiteur krijgt daardoor weinig kans om verder te vertragen.
Bovendien heeft een gerechtsdeurwaarder veel ervaring met incasseren en het bemiddelen in conflicten, en weet vaak de juiste toon te vinden. Daardoor worden uw openstaande facturen sneller, en met behoud van uw klantrelatie, voldaan.
Heeft u vragen of behoefte aan advies?
Heeft u vragen over deze onderwerpen? Of behoefte aan advies? Neemt u dan vrijblijvend contact op met Van den Berg de Rie & Uyterlinde.
Van den Berg de Rie & Uyterlinde ook een handige checklist voor u opgesteld. Deze checklist kunt u gratis downloaden en helpt u binnen vijf minuten te inventariseren wat u goed heeft geregeld en wat er nog beter kan. Onbetaalbaar!