Welke betalingsvoorwaarden kunt u in uw algemene voorwaarden opnemen?
Als u goede en heldere algemene voorwaarden laat opstellen, kunt u veel problemen en onduidelijkheden voorkomen. Ook rond de betaling van uw facturen. Zo kunt u in uw algemene voorwaarden of leveringsvoorwaarden bepalingen opnemen over de volgende onderwerpen:
- De betalingstermijn. Als u geen termijn opneemt of afspreekt geldt de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen.
- De betalingswijze: eenmalige of periodieke incasso, een bankoverschrijving of een online betaling?
- Wat de gevolgen zijn als uw klant niet op tijd betaalt. Wordt het bedrag verhoogd met een boete? Volgt er een aanmaning? Schakelt u een incassobureau of gerechtsdeurwaarder in?
- Wie er opdraait voor de kosten als het onverhoopt tot een gerechtelijke procedure komt.
Daarnaast kunt u in uw algemene voorwaarden ook een zogenaamd eigendomsvoorbehoud opnemen. Met een eigendomsvoorbehoud legt u vast dat uw klant pas eigenaar wordt van het door u geleverde product op het moment dat uw factuur volledig is betaald. Betaalt uw klant niet (op tijd)? Dan kunt u het eigendomsvoorbehoud ‘inroepen’ en het product weer opeisen.
Laat u bij het opstellen van uw algemene voorwaarden altijd juridisch adviseren. U mag namelijk niet zomaar alles opnemen in uw algemene voorwaarden. U kunt ook de algemene voorwaarden van uw brancheorganisatie gebruiken, eventueel aangevuld met maatwerkbepalingen.
Wanneer zijn uw algemene voorwaarden van toepassing?
Om te zorgen dat uw algemene voorwaarden daadwerkelijk op de overeenkomst van toepassing zijn, moet u ervoor zorgen dat uw klanten er – voor of bij het sluiten van de overeenkomst – kennis van hebben kunnen nemen. Doet u dat niet? Dan zijn uw algemene voorwaarden niet van toepassing en gelden de wettelijke bepalingen.
Hoe kunt u ervoor zorgen dat uw klanten kennis kunnen nemen van uw algemene voorwaarden?
-
Stel ze ter hand
Voor of bij het sluiten van de overeenkomst, verstrekt u uw klant fysiek een afschrift van uw algemene voorwaarden.
-
Verwijs naar de vindplaats
Als u de algemene voorwaarden niet kunt verstrekken, dan mag u in bepaalde gevallen volstaan met een verwijzing naar de bij de rechtbank of de Kamer van Koophandel gedeponeerde algemene voorwaarden. U kunt daarbij aanbieden de voorwaarden op verzoek kosteloos toe te zullen zenden.
-
Stel ze digitaal beschikbaar
Betreft het een overeenkomst die online tot stand komt, dan kunnen de voorwaarden ook digitaal beschikbaar gesteld worden. In dat geval moet de klant wel de mogelijkheid hebben de (digitale) voorwaarden op te slaan.
Als uw klant echter op een later moment ontkent dat hij uw voorwaarden (tijdig) heeft ontvangen, rust op u de bewijslast van het tegendeel. U zult moeten kunnen aantonen dat uw klant de tekst van uw voorwaarden wel voor of bij het sluiten van de overeenkomst onder ogen heeft gehad. Uw hoeft niet te bewijzen dat uw klant de voorwaarden daadwerkelijk heeft gelezen of wist welke bepalingen daarin opgenomen waren. Dat valt namelijk onder de verantwoordelijkheid van uw klant.
Ons advies is dus om uw klanten – zeker bij grotere opdrachten – te laten tekenen voor ontvangst van én akkoord met uw voorwaarden. Daarnaast adviseren wij u om uw algemene voorwaarden op de achterkant van uw offerte of opdrachtbevestiging te drukken. Als u aan de voorkant duidelijk verwijst naar de toepasselijkheid van de op de achterkant afgedrukte voorwaarden, kan u niets gebeuren.