Wat zijn incassokosten?
De kosten die u voorafgaand aan een gerechtelijke procedure maakt om uw vorderingen te innen, noemen we (buitengerechtelijke) incassokosten. Ze worden ook wel eens administratiekosten of bureaukosten genoemd.
Deze kosten komen op grond van de Wet Normering Buitengerechtelijke
Incassokosten (WIK) en het daarbij behorend Besluit Vergoeding voor Buitengerechtelijke Incassokosten, in principe voor vergoeding in aanmerking. Uw
openstaande vordering wordt dan verhoogd met de verschuldigde buitengerechtelijke kosten.
Hoe berekent u incassokosten?
Het bedrag aan incassokosten dat u in rekening kunt brengen, is beperkt tot een percentage van de vordering. Naarmate het bedrag van de vordering hoger wordt, wordt het percentage stapsgewijs verlaagd. Ook geldt er een minimumbedrag en een maximumbedrag:
Aan welke formaliteiten moet u voldoen?
Als uw debiteur een consument is, dan moet u in beginsel de Wet Incassokosten (WIK) volgen. Heeft u een overeenkomst met een onderneming? Dan zijn uw algemene voorwaarden in principe leidend. Als u geen algemene voorwaarden heeft, dient u wel weer rekening te houden met de WIK. Van den Berg de Rie & Uyterlinde bespreekt de belangrijkste verschillen alvast in het hiernavolgende. Als u daarover nog vragen heeft, adviseren wij u uiteraard graag!
- Is uw debiteur een consument? Dan mag u niet ten nadele van uw debiteur van bovenstaande percentages en bedragen afwijken. Is uw debiteur een onderneming? Dan mag u bij overeenkomst (bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden) andere
afspraken maken. Doet u dat niet? Dan gelden de wettelijke percentages en
bedragen. - Vermeldt u in uw aanmaning per ongeluk een hoger bedrag aan incassokosten dan wettelijk toegestaan? Dan is de aanmaning niet geldig en kunt u, bij uitblijven van betaling, geen incassokosten in rekening brengen.
- U moet uw debiteuren voor de incassokosten waarschuwen: de wet bepaalt dat u in veel gevallen alleen incassokosten mag berekenen als u eerst nog een aanmaning heeft verzonden op het moment dat uw debiteur in verzuim was.
In principe kunt u aannemen dat een debiteur na het verstrijken van de factuurtermijn “vanzelf” in verzuim is. Er zijn echter omstandigheden denkbaar waardoor een debiteur toch niet in verzuim is voordat eerst is aangemaand. Om die reden adviseert Van den Berg de Rie & Uyterlinde om eerst een aanmaning als ingebrekestelling te verzenden of, wanneer u dat niet wilt, door de adviseurs van Van den Berg de Rie & Uyterlinde de omstandigheden waaronder u factureert te laten onderzoeken en een advies te laten uitbrengen.
Neemt u in uw laatste aanmaning in ieder geval ook de mededeling op dat incassokosten bij niet betalen voor rekening uw debiteur komen, met vermelding
van de hoogte van de dan verschuldigde incassokosten.
- Is uw debiteur een consument? Dan moet u hem of haar in de laatste aanmaning nog een termijn van veertien dagen geven om te betalen. Dit noemt men ook wel de 14-dagenbrief bij consumententransacties.
In rechtspraak is bovendien bepaald dat de 14-dagentermijn pas aanvangt vanaf de dag nadat deze brief bij de consument is bezorgd. U moet daarbij aan kunnen tonen dat én wanneer uw debiteur deze brief heeft ontvangen. Van den Berg de Rie & Uyterlinde adviseert u graag welke mogelijkheden u hiervoor heeft.
- U mag in beginsel geen incassokosten rekenen over de verschuldigde rente. Dit mag pas na een jaar.
- Als u meerdere vorderingen op dezelfde debiteur heeft, moet u de incassokosten berekenen over het totaal van die vorderingen, alsof het één hoofdsom betreft. Vaak vallen de incassokosten daarmee namelijk lager uit dan als u de incassokosten over de afzonderlijke facturen zou berekenen. Bij duurovereenkomsten (waarbij bijvoorbeeld huurtermijnen verschuldigd zijn), kunt u per vervallen termijn incassokosten in rekening brengen. De hoofdsommen van de vorderingen hoeven in dat geval niet bij elkaar opgeteld te worden. Wel dient u dan per termijn of vordering een aanmaningshandeling te verrichten.
De Toolkit Debiteurenbeheer helpt u op weg
Van den Berg de Rie & Uyterlinde heeft speciaal voor u een gratis Toolkit Debiteurenbeheer samengesteld. In deze toolkit vindt u, naast verschillende voorbeeldbrieven en een DSO-rekenhulp, ook een handige rekenhulp om incassokosten te berekenen: u vult simpelweg het bedrag van uw vordering in en de rekenhulp rekent uit hoeveel incassokosten u maximaal in rekening mag brengen.
Ben u benieuwd hoeveel incassokosten u in rekening kunt brengen over uw openstaande vorderingen? Download dan nu onze gratis toolkit! U kunt uw vorderingen natuurlijk ook uit handen geven aan Van den Berg de Rie & Uyterlinde, dan weet u zeker dat uw vordering conform de wettelijke regels geïncasseerd wordt. Neem daarvoor vrijblijvend contact met ons op.