Herinnering per brief of e-mail
Het voelt waarschijnlijk meest veilig om een brief of e-mail te sturen. U hoeft dan geen (mogelijk) ingewikkeld gesprek te voeren, waarin u voor uw gevoel moet bedelen om de betaling van uw factuur. In principe is het prima om een schriftelijke herinnering te sturen, maar wacht dan niet te lang met het versturen ervan. Uit onderzoek blijkt dat 50% van de bedrijven pas na 60 dagen een eerste herinnering stuurt. Wij adviseren u niet langer dan drie tot vijf werkdagen te wachten.
Bij de keuze tussen een brief of e-mail adviseren wij u te kiezen voor de wijze waarop u normaal gesproken communiceert met uw klanten. Per e-mail is uiteraard goedkoper en sneller. Wist u trouwens dat uit onderzoek blijkt dat digitale facturen 7 tot 15 dagen sneller worden betaald dan papieren facturen? Facturen die zijn voorzien van een digitale betaallink worden meestal nog eerder betaald.
U leest hier hoe u een goede betalingsherinnering opstelt. Ook hebben wij in onze gratis Toolkit Debiteurenbeheer verschillende goede voorbeelden van herinnerings- en aanmaningsbrieven voor u opgenomen.
Telefonisch herinneren
Het werkt in de meeste gevallen echter vaak beter als u over een openstaande factuur eerst even telefonisch contact met uw klant opneemt, of laat opnemen. Uit onderzoek blijkt namelijk dat telefonisch contact betalingstermijnen verkort. Mensen leggen een persoonlijk telefoontje toch minder makkelijk naast zich neer dan een meer onpersoonlijke brief of een e-mail.
Daarnaast geeft het telefonisch contact u de kans te vragen of uw product of dienst naar wens is geweest én of u wellicht nog iets anders voor uw klant kunt betekenen.
Wilt u ook eerst telefonisch herinneren? Neemt u dan wel de hiernavolgende tips in acht:
- Laat iemand bellen die de telefoon durft te pakken en goed met (moeilijke) klanten om kan gaan. Zorg er ook voor dat deze medewerker weet of, en zo ja welke betalingsafspraken hij mag maken.
- Vraag tijdens het telefoongesprek niet meteen naar de openstaande factuur en de reden waarom hij nog niet is voldaan. De klant kan zich daardoor aangevallen voelen en in de verdediging schieten. Dat is geen constructief begin van het gesprek. U kunt het gesprek wel openen door bijvoorbeeld te vragen of uw product of dienst aan de verwachtingen voldoet.
- Neem vervolgens de tijd om goed te luisteren en stel zo veel mogelijk open vervolgvragen. Wie weet komt er nog een vervolgopdracht of vervolgorder uit? Als uw klant aangeeft dat hij tevreden is, geeft dat meteen de mogelijkheid te vragen of u nog iets voor hem kunt betekenen. Of kunt u hem wijzen op een leuke aanbieding.
- Heeft uw klant een klacht? Bedenk dan dat uw klant vooral gehoord en serieus genomen wil worden. Reageer dus rustig en neem de klacht in behandeling. Ook als hij direct volkomen onredelijk en ongegrond lijkt. Geef aan dat u ernaar zult kijken en erop terugkomt. Daarmee voorkomt u veel ergernis. De betaling van uw factuur zal in dit geval dus nog even moeten wachten.
- Heeft uw klant geen klachten? Dan kunt aangeven dat u volgens uw administratie nog geen betaling hebt ontvangen. Vervolgens vraagt u de klant of hij dit in zijn administratie wil nakijken. Vaak zal dit voor uw klanten voldoende aanleiding zijn om direct te betalen.
- Als uw klant uitstel van betaling vraagt of aangeeft het factuurbedrag alleen in termijnen te kunnen betalen, kunt u eventueel een betalingsregeling afspreken.
Vindt u het lastig om uw klanten telefonisch te benaderen over een openstaande factuur? Of heeft u behoefte aan houvast tijdens het gesprek? Download dan nu de gratis belscripts van Van den Berg de Rie & Uyterlinde. U kunt natuurlijk ook altijd contact met ons opnemen, wellicht kunnen wij iets voor u betekenen.