1. Verplichte nummers niet vermeld
Volgens de Belastingdienst moet een factuur aan bepaalde eisen voldoen. Een van deze eisen is het verplicht vermelden van zowel het KvK- als het btw-nummer. Zorg ervoor dat deze dus op je factuur staan, op een zo duidelijk mogelijke plek.
2. Verkeerde (adres)gegevens
Check de (adres)gegevens nog eens dubbel voordat je je factuur verstuurd. Door een verkeerd (e-mail)adres te gebruiken kan je factuur niet juist aankomen. Check direct ook de overige gegevens als de naam van je debiteur, je wilt natuurlijk wel dat je debiteur je serieus neemt. Stuur je de factuur per post? Dan moet deze naar het fysieke adres van je debiteur, alleen naar een postbusnummer kun je geen facturen sturen.
3. Geen IBAN vermeld
Dit lijkt logisch om op de factuur te vermelden, maar sommige bedrijven hebben hun IBAN niet op de factuur vermeld staan. Op deze manier loop je vaak vertragingen van betalingen op. Zorg er dus voor dat deze altijd op de factuur staat, op een duidelijke plek.
4. Ontbrekende factuuromschrijving
Wanneer je geen of een onjuiste factuuromschrijving vermeld, kan dit extra tijd gaan kosten voordat je betaald krijgt. Daarbij is dit voor de debiteur erg vervelend omdat hij/ zij niet weet waar de factuur over gaat en hier hoogstwaarschijnlijk contact over zal opnemen voordat hij/ zij deze betaald. Zeker omdat dit verschil kan maken in of dit een aftrekpost is of niet.
5. Geen data vermeld
Zet de factuurdatum duidelijk op de factuur, iets wat zowel voor jezelf als voor je debiteur prettig. Zo weet jij wanneer je uiterlijk betaald zou moeten krijgen en weet je debiteur zijn uiterlijke betaaldatum. Verstuur jij je factuur per post? Zorg dan ook dat je de verzenddatum hierop vermeld, omdat de factuur meestal niet op dezelfde dag van verzenden aankomt.
6. Factuurnummer ontbreekt
Het ontbreken van een factuurnummer is niet per se vervelend voor de debiteur, maar wel voor je eigen boekhouding. Zorg ervoor dat deze dus (kloppend) op de factuur staat. Gebruik hiervoor een logische nummering, bijvoorbeeld het jaar waarin je de factuur stuurt met het nummer van de hoeveelste factuur het is die je dat jaar stuurt (dus bijvoorbeeld 2020076 wanneer je in 2020 je 76ste factuur verstuurd).
7. Verkeerd totaalbedrag (en BTW)
Een verkeerd totaalbedrag en/ of een verkeerd BTW bedrag komen regelmatig voor! Dit komt vaak door de regels die zitten aan het berekenen van de BTW (zoals dat er aan verschillende producten en diensten verschillende BTW tarieven hangen). Zorg dat dit juist berekend is en indien nodig gesplitst op de factuur staat. Geef hierbij ook het totaalbedrag inclusief en exclusief deze BTW kosten aan.
8. Betalingstermijn niet benoemd
Om je factuur snel betaalt te krijgen is het belangrijk dat je het betalingstermijn duidelijk vermeld op de factuur. Dit moet natuurlijk al in de algemene voorwaarden opgenomen zijn, maar dit is altijd handig om ook op de factuur aan te geven.
Hulp nodig?
Kun je hulp gebruiken bij jouw debiteurenbeheer? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen je graag verder.