Excuus 1 “Wij hebben geen rekening ontvangen”
Geef aan wanneer je de rekening en betalingsherinnering hebt verzonden. Controleer de juiste adresgegevens. Als dit klopt kun je tijdens het gesprek gelijk een kopiefactuur per e-mail sturen. Vraag direct wanneer je de betaling dan wel kunt ontvangen.
Excuus 2: “We hebben de rekening al betaald”
Ondanks dat je in je administratie gecontroleerd hebt of de rekening al is bijgeschreven, kan het zijn dat de betaling nog niet is verwerkt. Vraag dus op welke datum zij de betaling hebben gedaan, welk bedrag er is overgemaakt en met welk betalingskenmerk. Check dit nogmaals en als er geen betaling is binnengekomen maak dan heldere afspraken over de betaling.
Excuus 3: “De rekening klopt niet”
Met dit antwoord is een ding zeker: de rekening is dus wel ontvangen. Maar wat is de dan de reden? Vraag wat precies het probleem is en controleer of je klant gelijk heeft. In dat geval stuur je direct een aangepaste rekening. Als de klant ongelijk heeft, geef dan aan dat de rekening binnen de gestelde termijn moet worden betaald.
Excuus 4: “We zijn ontevreden over de dienst of product”
In de regel geeft een klant direct aan als er iets niet klopt met de levering. Het is des te opmerkelijker dat deze smoes dan wordt ingezet bij het verkrijgen van de betaling. Desondanks kan het zijn dat er alsnog iets mis is gegaan. Zorg dat je precies weet wat het probleem is en vraag zonodig om bewijs. Als het terecht is los je uiteraard het probleem op en zo niet vervolg je het incassotraject.
Excuus 5: “De bank heeft een fout gemaakt”
Ondanks dat dit in de praktijk nagenoeg niet meer voorkomt, blijven er debiteuren die de bank de schuld durven geven. Vraag in dat geval om de betalingsgegevens en om welke bank het gaat, zodat je zelf contact op kunt nemen met de die bank. Zet overigens wel vraagtekens bij debiteuren die dit soort smoezen gebruiken…