1. Past een betalingsregeling wel bij uw cash-flow?
Een debiteur de helpende hand bieden met een betalingsregeling is mooi, maar kunt u zich dat wel veroorloven? Stel u bent net een forse financiële verplichting aangegaan, waardoor blijkt dat uw cashflow geen ruimte biedt voor een dergelijke coulance tegenover uw klant. Zorg er dus altijd voor dat u actueel inzicht hebt in de geldstromen binnen uw bedrijf om wederzijdse teleurstellingen te voorkomen.
2. Kijk verder dan alleen de aflossing
Bij het treffen van een betalingsregeling is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de aflossing. Want stel dat de debiteur de termijnbedragen niet op tijd of niet volledig voldoet, wat dan? Spreek daarom bij een betalingsregeling ook altijd duidelijk af wat er gebeurt als een van de termijnen niet volledig of niet op tijd wordt betaald. Neem dus op dat de betalingsregeling in dat geval komt te vervallen en de hele vordering weer opnieuw opeisbaar wordt.
3. Maak duidelijke afspraken
Dit klinkt als een open deur, maar in de praktijk bevatten betalingsregelingen termen als: ‘zo snel mogelijk’, ‘volgende week’ of ‘volgende maand’. Dat houdt geen stand in de rechtbank. Wees daarom heel duidelijk met afspraken over betalingstermijnen en benoem concreet de data in de betalingsregeling. Bij een te late of onvolledige betaling is dan direct duidelijk waar het lek zit.
4. Reken altijd de wettelijke rente
Bij een betalingsregeling zonder opgenomen wettelijke rente fungeert u feitelijk als bank van uw debiteur. Als u leent bij een bank betaalt u ook rente. Als ondernemer mag u ook aanspraak maken op de wettelijke rente. Als u meer dan de wettelijke rente wilt opnemen, zorg dan dat dit ook in uw algemene voorwaarden is opgenomen.
Reken dus, zeker bij grotere bedragen en/of langdurige betalingsregelingen, daadwerkelijk ook de wettelijke rente. Anders blijft u – ongewild – voor bank spelen.
5. Leg de betalingsregeling altijd schriftelijk vast
Hoe goed u uw debiteur ook kent, het is en blijft belangrijk om de betalingsregeling schriftelijk vast te leggen. Dit voorkomt problemen, administratief gedoe en risico’s in de toekomst. Leg in ieder geval deze zaken vast in de betalingsregeling:
- rente-bedingen
- opeisbaarheid
- veranderde omstandigheden
- gevolgen van niet-tijdige betaling van een van de termijnen
Laat de afspraken tussen u en uw debiteur ook door hem schriftelijk bevestigen. Dan is het in ieder geval zeker dat u achteraf geen discussie krijgt met uw debiteur over wat er nu precies is afgesproken.