Benut klachten die je krijgt rond facturatie en incasso voor procesverbetering binnen je bedrijf

Terug

Goed debiteurenbeheer gaat altijd gepaard met een heldere klachtenprocedure. Als klanten klagen over een factuur of een incasso, is het zaak dat de klacht zo snel mogelijk wordt opgepakt. Hiermee voorkom je verdere vertraging van betaling. Dat niet alleen: je laat er ook mee zien dat je de klantrelatie serieus neemt, de tijd neemt om het verhaal van de klant aan te horen en dat je gezamenlijk kijkt hoe je de klacht zo snel mogelijk kunt oplossen en in de toekomst voorkomen. Een heldere klachtenprocedure kan zelfs de zakelijke relatie versterken!

Een professionele klachtenprocedure binnen je debiteurenbeheer bestaat uit twee onderdelen: 

  1. het voorkomen van klachten, en 
  2. het adequaat afhandelen daarvan. 

Het volledig voorkomen van klachten is bij voorbaat niet uit te sluiten, maar het begint bij de interne bewustwording: elke klacht, vraag en opmerking is een signaal voor het verbeteren van de klantreis. Maak daar iemand voor verantwoordelijk binnen je bedrijf en zorg ook voor duidelijke mandaten om klachten af te handelen. 

Als voorbeeld: een financiële instelling geeft haar medewerkers 100 euro speelruimte als tegemoetkoming bij een klacht. Dat leidde zelfs tot verhoging van de klanttevredenheid (NPS).

Tot slot, analyseer regelmatig de binnengekomen klachten en pas hier de klachtenprocedure op aan. Zorg ook dat het voor de klant duidelijk is waar en hoe deze zijn klacht kan indienen. Bijvoorbeeld telefonisch of online. Leg ook duidelijk uit hoe je met de klacht omgaat en wanneer de klant een oplossing kan verwachten. Op deze manier kun je de verwachtingen van de klant sturen en dat komt je debiteurenbeheer altijd ten goede.

Wij helpen u graag met bovenstaande, zodat uw debiteurenbeheer continu verbeterd wordt. Neem hiervoor zeker vrijblijvend contact met ons op.