#1 Verstuur uw facturen snel
Uit de praktijk blijkt dat hoe later u uw facturen verstuurt, hoe langer klanten wachten met betalen. Uit de late verzending maken de klanten op dat u blijkbaar niet op een snelle betaling zit te wachten. Verstuur uw facturen daarom altijd zo snel mogelijk, maar in ieder geval vóór de 15e van de maand na de maand waarin u uw product of dienst hebt geleverd.
#2 Verstuur uw facturen digitaal
Verstuur uw facturen het liefste digitaal, dan worden ze sneller verwerkt. Uit onderzoek blijkt dat digitale facturen 7 tot 15 dagen sneller worden betaald.
#3 Stuur uw factuur naar de juiste persoon of afdeling
Factureert u aan een onderneming of een overheidsinstelling? Om een snelle betaling mogelijk te maken is het belangrijk dat de factuur aan de juiste afdeling of persoon is gericht. Is de opdrachtgever niet dezelfde persoon als uw contactpersoon? Vermeld dan beide namen op de factuur.
Controleer ook of de klant een intern projectnummer hanteert, dat voorkomt vertraging bij het accorderen van de factuur.
#4 Zorg voor een klantvriendelijke vormgeving
Het is belangrijk dat u uw facturen zo vormgeeft dat uw klanten in één oogopslag zien wat er van hen verwacht wordt. Een gebruikelijke indeling is:
- prijzen producten/honorarium dienstverlening
- materiaalkosten
- onkosten (bijvoorbeeld reiskosten of bureaukosten)
- eventueel branchespecifieke kosten (bijvoorbeeld milieutoeslagen of voorrijkosten)
- btw
#5 Vermeld de betalingstermijn of de uiterste betaaldatum op de factuur
Veel ondernemingen stellen hun betalingen zo lang mogelijk uit, vaak tot ze de eerste herinnering ontvangen. Bijvoorbeeld omdat ze zelf nog wachten op de betaling van hun eigen facturen, of om hun liquiditeit zo goed mogelijk te houden. Daardoor is de gemiddelde betalingstermijn in Nederland zo’n 70 dagen.
Als u geen betalingstermijn opneemt op de factuur kunnen uw klanten hun betaling onnodig lang uitstellen. Bovendien is het voor u of uw medewerkers niet duidelijk wanneer er een herinnering uit moet. Vermeld daarom duidelijk een betalingstermijn of, beter nog, een uiterste betaaldatum op uw facturen.
Denkt u vooraf goed na welke betalingstermijn u wilt hanteren. Welke dat is, is ook afhankelijk van de gebruiken in uw branche. De meest gehanteerde termijn is nog altijd dertig dagen, maar de veertien dagen-termijn is sterk in opkomst.
Er is geen wettelijke minimumbetalingstermijn. Sinds 1 juli 2017 geldt er wel een wettelijke maximumbetalingstermijn voor grote bedrijven die producten of diensten afnemen van het MKB en eenmanszaken.
Wij adviseren u uw betalingstermijnen zo kort mogelijk te houden.
#6 Zorg dat uw facturen aan de eisen van De Belastingdienst voldoen
De Belastingdienst stelt een aantal eisen aan de inhoud van een factuur. Vermeldt u in ieder geval:
- naam en vestigingsadres van uw onderneming
- uw KvK-nummer
- uw btw-nummer
- naam en adres van uw klant
- de factuurdatum
- het factuurnummer
- de aard en hoeveelheid van de door u geleverde goederen of diensten
- de leverdatum van de goederen of diensten
- het bedrag dat u in rekening brengt, exclusief btw
- het btw-tarief
- levert u diensten die niet btw-belast zijn, neemt u dan een regel op waaruit dat blijkt (bijvoorbeeld: ‘Journalistieke werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw’)
- btw-bedragen, uitgesplitst naar het btw-tarief
- het totaalbedrag
In sommige gevallen gelden andere regels voor uw facturen. Ga voor een opsomming van deze gevallen naar de website van De Belastingdienst.
#7 Voorzie de belangrijkste gegevens van een accent
Als u tip 2, 3 en 4 naleeft staan er veel gegevens op de factuur. Om het voor uw klanten overzichtelijk te houden is het daarom goed om de volgende gegevens van een accent te voorzien:
- de factuurdatum
- het factuurnummer
- het totaalbedrag
- uw rekeningnummer
- de betalingstermijn
#8 Bewaak uw betalingstermijn goed
Het is belangrijk dat u uw eigen betalingstermijnen serieus neemt. Zorgt u dus voor een goed overzicht van de openstaande vorderingen, zorg ervoor dat uw systeem u een waarschuwing geeft als de betalingstermijn is overschreden en wacht niet te lang met het versturen van een betalingsherinnering.