#1 U weet niet of uw cash flow betalingsregelingen aankan
Het is belangrijk om inzicht te hebben in de geldstromen binnen uw onderneming. Als u daar inzicht in heeft kunt u ook de vraag beantwoorden tot welk bedrag u uitstel van betaling kunt verlenen.
Als u hierover niet van tevoren heeft nagedacht kan het zomaar gebeuren dat u er op enig moment achter komt dat u zelf cashflow problemen krijgt, omdat (volledige) betaling van uw facturen te lang uitblijft. Dan wordt u zelf het slachtoffer van de coulance die u uw klanten verleent.
# 2 U verliest scenario’s uit het oog
Als u een betalingsregeling afspreekt met uw debiteur, dan bent u wellicht geneigd om alleen de aflossing van de openstaande factuur te regelen. Het is echter belangrijk om ook rekening houden met andere scenario’s. Bijvoorbeeld met het scenario dat uw debiteur de termijnbedragen ook niet (op tijd of volledig) voldoet, of dat tijdens de betalingsregeling de omstandigheden veranderen.
Spreek dus bij een betalingsregeling ook altijd af wat er gebeurt als één van de termijnen niet volledig of niet op tijd wordt betaald. Wij adviseren om af te spreken dat de betalingsregeling dan komt te vervallen en de hele vordering weer ineens opeisbaar wordt.
# 3 U maakt geen duidelijke afspraken
Vaak wordt bij betalingsregelingen afgesproken dat ‘zo snel mogelijk’, ‘volgende week’ of ‘volgende maand’ zal worden betaald. Dat is te weinig concreet. Wij adviseren u om met uw debiteur af te spreken op welke concrete data de termijnbetalingen in uw bezit zullen zijn. Is de betaling te laat of niet volledig? Dan kunt u direct verdere actie ondernemen.
# 4 U vergeet de wettelijke rente
U bent niet verplicht om een betalingsregeling te treffen. Als u dat wel doet, fungeert u in feite als bank van uw debiteur. Als banken een lening verstrekken rekenen zij rente. Ook u mag aanspraak maken op de (wettelijke) rente.
Wij adviseren u om, zeker bij grotere bedragen en/of langdurige betalingsregelingen, de wettelijke rente ook daadwerkelijk in rekening te brengen. Door de betalingsregeling kunt u immers niet zelf over het gefactureerde bedrag beschikken. U loopt daarmee investeringsmogelijkheden of rente-inkomsten mis. En dat mag best gecompenseerd worden.
# 5 U legt de betalingsregeling niet schriftelijk vast
Bij uitstel van enkele dagen of een week, of bij een kleiner bedrag, hoeft u minder aandacht aan de formaliteiten te besteden dan bij een betalingsregeling voor een groter bedrag of een regeling die zich uitstrekt over een langere periode. In het laatste geval loopt u veel meer risico en krijgt u te maken met meer administratieve lasten. Het is dan erg belangrijk om onder meer schriftelijk afspraken vast te leggen over:
- rente-bedingen
- opeisbaarheid
- veranderde omstandigheden
- gevolgen van niet tijdige betaling van een van de termijnen
Daarnaast is het belangrijk om deze afspraken schriftelijk ook door uw debiteur te laten bevestigen. Dan weet u zeker dat u achteraf geen discussie krijgt met uw debiteur over wat er nu precies is afgesproken.
Heeft u behoefte aan advies over uw debiteurenbeleid of een betalingsregeling? Neemt u dan contact met ons op, wij helpen u graag verder.