1. Benoem alle kosten in de WIK-brief
In de WIK staat hoeveel incassokosten u boven op het factuurbedrag in rekening mag brengen als een particuliere klant niet betaalt. Dit zijn vaste kosten voor het incasseren van de factuur en bedragen altijd een percentage van het factuurbedrag.
2. Wees duidelijk over de termijnen
Vanaf de dag nadat de klant de WIK-brief ontvangt, heeft de klant nog 14 dagen uitstel van betaling. Houd daarbij rekening met de verwerkingstijd en daadwerkelijke verzending van de WIK-brief.
3. Kies voor een brief of e-mail
Wees eenduidig in het te gebruiken communicatiekanaal met de klant. Als de communicatie in het voortraject per brief gaat, kan het problemen opleveren als u de WIK-brief per e-mail verstuurt. Stuur zo nodig de vordering zowel per post als e-mail, mits de hoogte van de vordering dit rechtvaardigt.
4. Check de algemene voorwaarden
Administratiekosten mag u niet zomaar worden opvoeren, ook al staan ze in uw algemene voorwaarden. De wetgever beschouwt deze kosten namelijk als incassokosten. Eerdere dossier- of aanmaningskosten vervallen met de WIK-brief en worden vervangen door de buitengerechtelijke incassokosten. Controleer dus uw algemene voorwaarden.
5. WIK-brief ook voor kleine ondernemers
Formeel is het in het zakelijk verkeer niet nodig om een WIK-brief te versturen. De uitzondering hierop is de zogeheten ‘reflexwerking’: kleine ondernemers (voornamelijk eenmanszaken) worden onder bepaalde omstandigheden beschouwd als ‘consument’. Daarom kunnen deze kleine ondernemers een beroep doen op de bescherming die de WIK-brief aan consumenten biedt.
Heeft u vragen of hulp nodig?
Neem dan gerust contact met ons op, wij helpen u graag verder.