Ga na waarom uw klant niet betaalt
Voordat u een herinnering stuurt is het altijd verstandig om zelf na te gaan waarom uw klant niet heeft betaald. Had u wel een factuur verzonden? Stond alle noodzakelijke informatie er op? Ligt er wellicht binnen uw organisatie een niet afgehandelde klacht over deze factuur? Als er een reden is voor het uitblijven van de betaling, siert het u als u dit eerst volledig oplost voordat u een betalingsherinnering verstuurt.
Voorbeeld betalingsherinnering downloaden
Betalingsherinnering versturen: Wanneer?
Uit onderzoek blijkt dat 50% van de bedrijven pas na 60 dagen een eerste herinnering stuurt. Neem uw eigen termijnen serieus. Zodra een betalingstermijn is verstreken, wacht dan niet langer dan drie tot vijf werkdagen met verzenden van een herinnering of aanmaning. Hanteer voor opvolgende herinneringen of aanmaningen steeds kortere termijnen en verzend niet meer dan drie herinneringen/aanmaningen.
Uitgaande van een betalingstermijn van 30 dagen op de factuur ziet een schema er dan als volgt uit:
- Dag 1: factuur, 30 dagen betalingstermijn
- Dag 33: Herinnering, 7 dagen betalingstermijn
- Dag 43: Eerste aanmaning, 5 dagen betalingstermijn
- Dag 50: Laatste aanmaning, 3 dagen betalingstermijn
Verstuur de herinnering bij voorkeur op de manier waarop u normaal communiceert met uw klant (per e-mail of per post). Per e-mail is uiteraard goedkoper en sneller.
Betalingsherinnering versturen: Wat moet erin?
Zorg dat een betalingsherinnering vriendelijk van toon is. Daarnaast moet het ook een duidelijk bericht zijn. Verwijs daarom naar de factuur en vermeld in ieder geval:
- het factuurnummer
- de factuurdatum
- het te betalen bedrag
- het klant- of ordernummer
Geef ook een specifieke termijn waarbinnen u de betaling alsnog verwacht. Zeven dagen is hierbij voor de eerste herinnering heel redelijk.
In de Toolkit Debiteurenbeheer van Van den Berg de Rie & Uyterlinde hebben wij diverse goede voorbeelden van herinnerings- en aanmaningsbrieven voor u opgenomen.
Voorbeeld betalingsherinnering downloaden
Zoekt u ook telefonisch contact met de klant?
Hoewel veel ondernemers weten dat telefonisch of persoonlijk contact met hun klanten belangrijk is, hebben zij vaak de neiging om telefonisch contact naar aanleiding van een openstaande factuur uit de weg te gaan. Bijvoorbeeld door het in de aanmaningsprocedure achteraan te plaatsen, of het gewoon voor zich uit te schuiven.
Het werkt vaak effectiever om over een openstaande factuur toch eerst telefonisch contact op te nemen. Bovendien geeft dit u de gelegenheid om debiteurenbeheer ook in te zetten als relatiebeheer, doordat u in het telefoongesprek kunt vragen of uw product of dienst naar tevredenheid is geweest en of u nog iets (anders) voor de klant kunt betekenen.
Het aanmaningsschema zou er dan bij een betalingstermijn van 14 dagen als volgt uit kunnen zien:
- Dag 1: Factuur, 14 dagen betalingstermijn
- Dag 17: Telefonisch contact, omgaand
- Dag 24: Herinnering, 7 dagen betalingstermijn
- Dag 33: 1e aanmaning, 5 dagen betalingstermijn
- Dag 40: Laatste aanmaning, 3 dagen betalingstermijn
Het eerste telefonisch contact heeft niet primair de toon van een aanmaning, maar sluit u wel af met een duidelijk uitgesproken betaalverzoek. Eventueel past u in dit schema nog een tweede telefonisch contact in, bijvoorbeeld net vóór de laatste aanmaning.
Vindt u het lastig om uw klanten telefonisch te benaderen over een openstaande factuur? Of heeft u behoefte aan wat houvast tijdens het gesprek? Van den Berg de Rie & Uyterlinde heeft verschillende belscripts voor u opgesteld.
Voorbeeld betalingsherinnering downloaden