#1 Neem uw debiteurenbeheer serieus
In kleine en middelgrote organisaties is vaak geen plaats voor een fulltime debiteurenbeheerder. Dat is niet erg, maar wat wel erg is, is dat wij regelmatig zien dat er niemand verantwoordelijk is voor de openstaande facturen. Dan doet iemand er eens iets aan als er tijd over is. Dat is onverstandig en kost u waarschijnlijk geld. Maakt u daarom iemand verantwoordelijk voor het beheer van de debiteurenportefeuille. Iemand die met klanten kan omgaan en de telefoon durft te pakken. Geef hem of haar ook voldoende bevoegdheden om betalingsafspraken te kunnen maken.
Zorgt u daarnaast voor duidelijk beleid en neem uw eigen betalingstermijnen daarbij serieus. Leg de betalingstermijn en termijnen voor betalingsherinneringen en aanmaningen vast. Zorg dat deze termijnen worden geagendeerd en dat er voortvarend maar gepast wordt opgetreden als een termijn is verlopen. Trage of kwaadwillende debiteuren merken het snel wanneer duidelijk beleid voor debiteurenbeheer ontbreekt en proberen daar misbruik van te maken door te vertragen.
#2 Ga zorgvuldig om met uw klanten
Dit geldt niet alleen voor bestaande klanten, maar ook voor nieuwe klanten. Realiseert u zich dat u iedere dag tegen een wanbetaler kunt aanlopen. Bij transacties die een risico voor u vormen kunt u daarom vooraf een onderzoek naar de kredietwaardigheid, financiële status en het betalingsgedrag van uw nieuwe klanten laten instellen.
Maak daarnaast duidelijke afspraken en leg deze nauwkeurig vast. Zorg voor heldere algemene voorwaarden, offertes en contracten.
Bewaak de kwaliteit van uw product. Als een betaling uitblijft loont het vaak om, voordat u een betalingsherinnering stuurt, eerst de telefoon te pakken en uw klant te vragen of alles naar wens is geweest.
Behandel eventuele klachten van uw klanten zorgvuldig en neem ze serieus in behandeling, ook als u direct vindt dat ze volkomen ongegrond zijn. Bedenk dat uw klant vaak vooral gehoord en serieus genomen wil worden. Geeft u dus aan dat u het zal nagaan en erop terug zal komen.
Wees in de communicatie vasthoudend en zakelijk, maar wordt niet boos. Ook niet als een klacht evident onterecht is of alleen is bedoeld om te vertragen of onder een betaling uit te komen.
Blijft de betaling alsmaar uit? Waarschuw dan voor extra kosten. Neemt u in de laatste aanmaning een mededeling op dat u de vordering uit handen zult geven wanneer niet op tijd wordt betaald. Vermeld erbij dat de gerechtelijke- en buitengerechtelijke kosten dan voor rekening van de nalatige debiteur zullen komen. Door duidelijkheid te geven over de vervolgmaatregelen, worden deze stappen soms juist overbodig.
#3 Vind een goede incassopartner
Wanneer het uiteindelijk toch nodig is om een vordering uit handen te geven, vind dan een betrouwbare incassopartner die het gehele traject, vanaf sommatie tot en met eventuele gerechtelijke procedures en beslagleggingen, kan verzorgen. Dat geeft snelheid, slagvaardigheid en korte communicatielijnen. Een debiteur krijgt daardoor weinig kans om verder te vertragen.
Van den Berg de Rie & Uyterlinde staat u als professionele partij uiteraard graag terzijde. Onze adviseurs zijn er om u bij te staan met adviezen voor uw debiteurenbeheer en om de incasso van vorderingen van u over te nemen. Van eerste sommatie tot en met gerechtelijke procedures en beslaglegging als dat nodig is. Alles in één hand.
Als u behoefte heeft aan weldoordachte voorbeeldbrieven voor betalingsherinneringen en aanmaningen, nog meer tips & trucs wilt ontvangen, of gebruik wilt maken van onze handige rekenhulp voor incassokosten en een DSO-berekening, kunt u nu ook onze gratis Toolkit Debiteurenbeheer downloaden.