1. Zorg voor gepaste communicatie
Benader uw klant zoals u zelf ook benaderd zou willen worden. Kies als eerste het meest passende kanaal voor uw klant: telefoon, brief of een Whatsapp. En houd rekening met het tijdstip van benaderen.
2. Communiceer in begrijpelijke taal
De manier waarop u communiceert bepaalt hoe de boodschap bij de ontvanger aankomt. Gebruik dus begrijpelijke taal: eenvoudige woorden, korte zinnen en duidelijke verwachtingen zorgen ervoor dat uw klant begrijpt wat hij moet doen. En, het is de toon die de muziek maakt; wees begripvol en vriendelijk.
3. Communiceer met een open houding
Ga het gesprek met uw klant met een open houding aan, dus zonder vooroordeel. Stel open vragen en probeer daarmee te achterhalen wat de reden is dat de klant niet betaalt. Is de klant ontevreden over uw product of dienst? Belangrijk is ook om erachter te komen of de klant niet wíl of niet kán betalen.
4. Wees duidelijk in uw communicatie
Er is een groot verschil tussen een klant die niet wil of niet kan betalen. De reden is veelal of een klacht of een financieel probleem. Met de ontevreden klant die niet wil betalen voert u een ander gesprek dan met een klant die niet kan betalen. In het laatste geval gaat het gesprek vooral over een passende betalingsregeling.
5. Neem tijdig de juiste maatregelen
Een traditionele incassoweg kost u tijd en de klant extra geld. Bovendien zet zo’n traject de onderlinge verhouding direct op scherp. Probeer deze maatregel zo lang mogelijk uit te stellen en ga eerst met uw klant in gesprek voordat de betalingstermijn verloopt of bel kort voor de vervaldatum om te vragen of alles in orde is. Tijdens dat gesprek peilt u of de klant gaat betalen of niet. U bent in dat geval direct in gesprek om nadere afspraken te maken.
Mocht u ondanks bovenstaande tips alsnog hulp nodig hebben bij een incasso, neem dan contact met ons op via onderstaand contactformulier.